Przydatna druga zmiana

Optymalizacja procesów, większa wydajność i mniejsza rotacja pracowników – to efekt wprowadzenia drugiej zmiany przez Impel Business Solutions - firmę oferującą outsourcing w zakresie m.in. usług kadrowo-płacowych.

Pracownicy drugiej zmiany w Impel Business Solutions pracują w godzinach 14-22. W czasie 12 miesięcy średnio 30 osób wykonało ponad 423 tys. operacji bankowych, wprowadziło wstępnie ponad 30 tys. faktur i zarchiwizowało ponad 500 metrów dokumentów. A to tylko niewielka część efektów ich pracy. W spółce odnotowano także mniejszą rotację. Pracownicy zatrudnieni na drugą zmianę w krótkim czasie zdobyli doświadczenie, poznali systemy oraz specyfikę organizacji i stali się tym samym odpowiednimi kandydatami do pracy na stanowiskach dla specjalistów.

 – Efekty wprowadzenia drugiej zmiany widoczne są w każdym obszarze naszej działalności – twierdzi Urszula Graboś, manager procesów transakcyjnych ds. należności w Impel Business Solutions. - Zyskaliśmy przede wszystkim terminowość i większą wydajność bez konieczności zwiększania powierzchni biurowej, gdyż pierwsza i druga zmiana wymienia się miejscami przy biurkach. Mamy teraz możliwość szybszego rozwoju i doskonalenia usług dla klientów. Łatwiej nam także znaleźć dobrych specjalistów. Już siedmiu osobom zaproponowaliśmy przejście na pierwszą zmianę i pracę przy zadaniach bardziej odpowiedzialnych, wymagających wyższych kompetencji.

Efektywna współpraca ze studentami

Idea drugiej zmiany pojawiła się w Impel Business Solutions po zdefiniowaniu problemu, jakim było wiele jednorodnych zadań z zakresu księgowości, które zabierały czas specjalistom. Każdą z tych czynności można było wykonywać po krótkim przeszkoleniu i bez względu na porę dnia.

 – Z dużym powodzeniem współpracowaliśmy wcześniej ze studentami i stażystami, dlatego pojawił się pomysł, aby to właśnie im powierzyć część obowiązków i zaoferować pracę na drugiej zmianie w godzinach 14-22 – mówi Aleksandra Pietruczuk, dyrektor centrum usług procesowych i księgowości w IBS. Dzięki temu mogą oni łączyć zajęcia na uczelni z pracą zarobkową i zdobywaniem doświadczenia w dużej organizacji.

Studenci na starcie przechodzą szereg szkoleń, a na co dzień korzystają z gotowych instrukcji dopasowanych do wyznaczanych zadań.

 – Na początku były to proste czynności, jak np. wstępne wprowadzanie dokumentów, faktur czy delegacji – opowiada Urszula Graboś. - System działał tak sprawnie, że już po miesiącu zdecydowaliśmy się na rozszerzanie obowiązków o  kolejne zagadnienia.  

- Mamy także sposób na wykrywanie błędów, które mogą pojawić się u mniej doświadczonych pracowników – mówi Aleksandra Pietruczuk. - Wszystkie czynności, które wykonują studenci nie są formalnie zakończone. Ostateczna akceptacja należy do pracownika z pierwszej zmiany, który koryguje ewentualne pomyłki. Prowadzimy też statystyki, pokazujące nam, gdzie najczęściej dochodzi do błędów. To pozwala nam na stałą optymalizację procesu

Warto podzielić się wiedzą

Zdobyte doświadczenie pozwala firmie zarówno nieustannie doskonalić proces, jak również dzielić się doświadczeniami z innymi organizacjami. IBS ma zasoby niezbędne do nawiązania współpracy biznesowej z innymi przedsiębiorstwami zainteresowanymi wdrożeniem drugiej zmiany. Dzięki wsparciu doświadczonego partnera, łatwiej uniknąć niepotrzebnych błędów i wprowadzić rozwiązanie w efektywny sposób.