SLIM VAT nie taki prosty

Zmniejszenie formalności i skrócenie czasu potrzebnego na rozliczenia podatkowe – taki byt cel wprowadzenia rozwiązania o nazwie SLIM VAT, które obowiązuje od 1 stycznia 2021 roku. Czy jednak rzeczywiście udało się osiągnąć ten efekt? Księgowi mają wątpliwości.

SLIM VAT to akronim utworzony ze słów simple, local and modern. Według Ministerstwa Finansów oznacza podatek prosty w obsłudze, dostosowany do lokalnej specyfiki danego kraju, w którym wdrażanie kolejnych rozwiązań technologicznych i e-usług administracji łączy się ze zmniejszaniem obowiązków ciążących na podatnikach.

Ponieważ w Polsce najwięcej jest małych i średnich firm, które własnymi siłami rozliczają VAT, miał im pomóc maksymalnie zmniejszając formalności, tak żeby czas, który poświęcają na rozliczenia był coraz krótszy. Na zmianach miały też skorzystać większe firmy. SLIM VAT miał oznaczać dla nich ułatwienia w pracy działów finansowo-księgowych oraz oszczędność czasu.

Miało być łatwiej

Projekt SLIM VAT wprowadził zmiany m.in. w fakturowaniu. Choć miał tu wiele uprościć, wśród księgowych wzbudził wiele kontrowersji. Dotyczy to zwłaszcza faktur korygujących in minus, gdzie zrezygnowano z formalnego warunku uzyskania potwierdzenia otrzymania faktury korygującej przez nabywcę towarów lub usługobiorcę.

– Niestety jak to często bywa, w praktyce nie wszystko wychodzi tak, jak to było w ambitnych założeniach – mówi Izabela Kołodziejczak, managing director, chief accountant w GOBS Sp. z o.o. – Przed wprowadzeniem nowych przepisów trzeba było mieć potwierdzenie otrzymania takiej korekty przez kontrahenta np. w formie żółtej zwrotki pocztowej, skanu podpisanej faktury, odesłanego oryginału podpisanej korekty albo potwierdzenia mailowego. Choć stwarzało to problemy z pozyskaniem tego potwierdzenia i czasami podatnik musiał czekać miesiącami, aby je uzyskać, zwłaszcza jeśli był to jednorazowy kontrahent lub jednoosobowa działalność gospodarcza, to istniała tu furtka w postaci dochowania należytej staranności. Jeśli więc odpowiednio długo próbowało się uzyskać takie potwierdzenie i nie było odzewu, to można było sobie w końcu VAT pomniejszyć. Niestety teraz jest tak, że zamiast jednego warunku w postaci potwierdzenia, mamy aż cztery: podatnik może uzgodnić z kontrahentem warunki obniżenia podstawy opodatkowania, może też posiadać dokumentację potwierdzającą to uzgodnienie, faktura korygująca jest zgodna z posiadaną dokumentacją lub też warunki obniżenia podstawy opodatkowania ziściły się.

Coraz więcej dokumentów

Z jednej strony zniesiono obowiązek uzyskiwania potwierdzenia odbioru, ale z drugiej należy teraz gromadzić dokumentację, które to potwierdza. W dodatku pojęcie tej dokumentacji w objaśnieniach podatkowych do pakietu SLIM VAT zostało zdefiniowane bardzo szeroko. Może być to zwrot towarów lub środków na konto, aneks do umowy czy stosowane za granicą letters of understandig.  Może to być także regulamin sprzedaży lub ogólne warunki umowy, uzgodnienia mailowe, telefoniczne czy domniemana zgoda obu stron transakcji. Za każdym razem jednak ciężar tego dowodu spoczywa na sprzedającym, co w przypadku domniemanej zgody czy ustaleń ustnych może stanowić nie lada wyzwanie. Jednak niezbędna jest nie tylko dokumentacja, ale i fakt ziszczenia się tych warunków, na co również należy posiadać dowody. Tak więc sam fakt ustalenia w regulaminie np. rabatu za określoną wartość obrotów nie wystarczy. Należy posiadać również dowody, że te warunki zostały spełnione. Dodatkowo taką fakturę należy ująć w okresie, gdy to się stało.

– W praktyce zamiast po prostu zarchiwizować podpisaną fakturę, podpiąć żółtą zwrotkę czy wydruk maila potwierdzającego otrzymanie, trzeba będzie gromadzić obszerną korespondencję z ustaleniem warunków, notatki z rozmów czy tworzyć specjalne aneksy – wyjaśnia Izabela Kołodziejczak. – Może to skutkować również tym, że część przedsiębiorców, którzy nie znają dokładnie przepisów, po prostu będzie ujmować faktury korekty, nie martwiąc się stroną dowodową, aż do momentu kontroli. Być może rozwiązaniem byłoby tu odpowiednie skonstruowanie regulaminów sprzedaży czy warunków świadczenia usług w sposób, który pozwoliłby uznać domniemaną zgodę obu stron. Wtedy obowiązek dokumentacyjny skupiłby się już tylko na udowodnieniu, że te warunki zaistniały.

Jeden obowiązek został zastąpiony innym

W ramach przepisów przejściowych, spółki przed wystawieniem pierwszej korekty w 2021 roku, mają prawo podpisać porozumienie z kontrahentami, że będą stosować stare zasady. Wówczas korekty będą nadal ujmowane dopiero po otrzymaniu ich potwierdzenia. Przepis ten powoduje, że działy księgowości będą zmuszone prowadzić ewidencję kontrahentów, dla których potwierdza się korekty na nowych zasadach oraz takich, dla których będzie się to odbywało według starych reguł. Jest to nie tylko czasochłonne, ale także zwiększa ryzyko popełnienia błędu.

 – Wszystko wskazuje na to, że tak naprawdę jeden obowiązek został zastąpiony innym i choć miało być prościej, wcale nie jest – uważa Izabela Kołodziejczak. – Przez lata firmy wyrobiły sobie własną praktykę dla korekt i stosowały ją dla wszystkich swoich kontrahentów. Teraz przepisy są znacznie mniej przejrzyste. W dodatku na wyrobienie praktyki zbierania potrzebnej dokumentacji i dowodów na ziszczenie się warunków, trzeba będzie poczekać. Do tego w 2021 roku możliwe będzie prowadzenie innych rozliczeń z każdym kontrahentem. To wszystko wprowadza spory bałagan i zamiast ułatwić pracę, wyraźnie ją komplikuje.  

Nowe przepisy wprowadziły zamieszanie nie tylko po stronie sprzedawcy, ale i po stronie nabywcy. Kiedyś otrzymywał on fakturę korektą, potwierdzał jej przyjęcie i miał prawo ująć ją w swoich rejestrach w okresie otrzymania lub dwóch kolejnych okresach obrachunkowych – jak każdą inną fakturę kosztową. Teraz jest zobowiązany do zmniejszenia podatku VAT naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. Jeśli tak się nie stało, wówczas ujęcie faktury korekty powinno mieć miejsce w okresie, w którym warunki będą spełnione. W praktyce oznacza to znowu więcej pracy dla działów księgowych – nie tylko z powodu prowadzenia ewidencji z kim i jak firmy potwierdzają korekty swojej sprzedaży, zbierania dokumentacji i badania momentu ziszczenia się warunków. Również od strony faktur zakupowych zwykłe ujęcie w rejestrze faktury korekty in minus od innego kontrahenta w momencie jej otrzymania lub kolejnych okresach, zastąpione zostało koniecznością analizowania, czy również dla firmy od strony nabywcy warunki zostały spełnione i można taką korektę ująć.