Co dalej z sygnalistami? Nowe regulacje już za chwilę w polskim prawie

Kim jest sygnalista, jakie ma prawa oraz co zmieniło się w prawie, jeśli chodzi o ich ochronę? To wszystko powinni wiedzieć przedsiębiorcy, którzy zatrudniają co najmniej 50 osób. Tym bardziej, że już wkrótce w Polsce zacznie obowiązywać nowa ustawa o sygnalistach.

Od co najmniej roku nie ustają komentarze w przedmiocie wdrożenia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Potocznie nazywana jest ona dyrektywą o sygnalistach. Regulacja ta wprowadza do europejskiego porządku prawnego szczegółowe zasady ochrony sygnalistów i jednocześnie nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Sygnalista, czyli kto?

Zgodnie z projektem polskiej ustawy sygnalista, z ang. whistleblower (w dosłownym tłumaczeniu: dmuchający w gwizdek) jest definiowany jako osoba fizyczna, która ostrzega pracodawcę przed zagrożeniami, poprzez dokonanie zgłoszenia o naruszeniach w danej organizacji. Wbrew pozorom status sygnalisty nie ogranicza się do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Ustawodawca za sygnalistę uznaje również m.in. pracownika tymczasowego, zleceniobiorcę, wykonawcę dzieła czy wspólnika bądź akcjonariusza. Ustawa ma za zadanie chronić osoby zgłaszające naruszenie przed negatywnymi skutkami dokonania zgłoszenia, które nazwane zostały działaniami odwetowymi.

- Warto pamiętać, że sygnalista będzie uprawniony do dokonywania zarówno zgłoszeń wewnętrznych - do pracodawcy, jak również zgłoszeń zewnętrznych - odpowiednim organom publicznym lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich. Możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych przez członków personelu może przysporzyć przedsiębiorcom wielu dodatkowych obowiązków związanych z prowadzeniem postępowań wyjaśniających przez organy państwowe – mówi Tomasz Czapczyński  z Kancelarii Radców Prawnych Czapczyński.

Sygnalista i pracodawca muszą być bezpieczni

Obowiązki związane z wdrożeniem procedur wewnętrznych dotyczą przedsiębiorców znajdujących się w gronie podmiotów obowiązanych, czyli takich które zatrudniają powyżej 50 osób lub wynika to z ich przedmiotu działalności (sektor finansowy, bezpieczeństwo transportu, ochrony środowiska i inne). W gronie podmiotów obowiązanych znajdują się również podmioty publiczne. Wśród obowiązków przewidzianych w projekcie ustawy znajduje się między innymi obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Powinna ona zawierać:

kompleksowy sposób działania w stosunku do sygnalistów oraz sposób radzenia sobie organizacji z naruszeniami

zapisy dotyczące sposobu przyjmowania zgłoszeń, w tym bezpieczne kanały komunikacji oraz zapewnienie bezpieczeństwa danych sygnalisty

zapisy ochronne wobec sygnalisty przed działaniami odwetowymi, takie jak zakaz zwolnienia sygnalisty w związku z dokonaniem zgłoszenia

zapisy o weryfikacji zgłoszeń, a w ich ramach zapisy o podejmowaniu działań następczych polegających na ocenie prawdziwości informacji podanych w zgłoszeniach oraz postępowaniu wyjaśniającym. W celu prawidłowego prowadzenia postępowania wyjaśniającego, przedsiębiorca będzie musiał utworzyć bezstronną, wewnętrzną komisję, która będzie odpowiedzialna za proces weryfikacji zgłoszeń, kontakt ze zgłaszającym, czy wyciąganie konsekwencji wobec osoby dopuszczającej się naruszeń.

Coraz mniej czasu na wdrożenie niezbędnych rozwiązań

Zgodnie z dyrektywą o sygnalistach kraje członkowskie miały wprowadzić odpowiednie przepisy wykonawcze, czyli ustawy regulujące obowiązki dla podmiotów zatrudniających 250 i więcej pracowników do 17 grudnia 2021 r. Mniejsze przedsiębiorstwa - zatrudniające między 50 a 249 pracowników mają zostać objęte przepisami do 17 grudnia 2023 r.

Pomimo upływu terminu na wdrożenie dyrektywy, polski ustawodawca w dalszym ciągu pozostaje na etapie projektu ustawy. Projekt przewiduje dwumiesięczny termin realizacji obowiązku wdrożenia dokumentacji od dnia wejścia w życie ustawy dla przedsiębiorców zatrudniających więcej niż 250 pracowników oraz dwumiesięczne vacatio legis.

- Oznacza to, że od momentu ogłoszenia ustawy przedsiębiorcy zatrudniający więcej niż 250 pracowników będą mieli 4 miesiące na wdrożenie obowiązków ustawowych. I co ważne - projekt ustawy przewiduje dotkliwe grzywny za brak ustanowienia procedury w terminie – zwraca uwagę Tomasz Czapczyński z Kancelarii Radców Prawnych Czapczyński.

Polska ustawa o sygnalistach coraz bliżej

6 lipca 2022 r. pojawił się trzeci polski projekt ustawy o sygnalistach. Należy spodziewać się, że w najbliższym czasie projekt trafi do dalszych prac i zostanie wdrożony do polskiego porządku prawnego.

Nowe przepisy mogą stać się pomocne dla pracodawców w wykrywaniu wewnętrznych, niepożądanych naruszeń. Mogą być szansą na eliminowanie nadużyć i zachowanie dobrego wizerunku u kontrahentów. Z drugiej strony, sygnalista uzyska określone prawa i może ich nadużywać. Ważne, aby w opracowywaniu procedury stworzyć zapisy, które przysporzą się dobru całej organizacji.