Jak zadbać o wellbeing pracowników w czasie pandemii?

Od trzech miesięcy żyjemy w innej rzeczywistości, musieliśmy przestawić się w większości na pracę zdalną, co wynikało z konieczności zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom i troski o ich zdrowie. W Wellbeing Institute monitorowaliśmy na bieżąco wyzwania, z jakimi mierzą się organizacje, aby z jednej strony zadbać o pracowników, ich motywację i zaangażowanie, z drugiej utrzymać ciągłość procesów, realizacji zadań i projektów, a czasem pojawiała się także konieczność zdobycia nowych kontraktów, aby zapewnić stabilność funkcjonowania w przyszłości. To był bardzo wymagający czas, pełen wyzwań, niepewności i nieprzewidywalności.

W tym artykule znajdują się wybrane wyzwania, z jakimi zmagały organizacje i jak sobie poradziły, dbając jednocześnie o zapewnienie ciągłości działalności operacyjnej oraz dobrostan pracowników. Będą to fragmenty 3 z 7 case study, które znalazły się opracowanym przez Wellbeing Institute raporcie z dobrymi praktykami pro-wellbeingowymi w czasie pandemii.

Wyzwanie 1: Zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom w kontekście zdrowia, ciągłości zatrudnienia oraz utrzymanie ciągłości biznesowej.
Case Study SCHAEFFLER GLOBAL SERVICES EUROPE - inżynieria mechaniczna lub przemysłowa

Wybuch COVID-19 stał się ogólnoświatową sytuacją kryzysową, wywierając wpływ na ludzi, środowisko i globalną gospodarkę. Pandemiczne okoliczności w 2020 r. zdecydowanie przyspieszyły przejście do nowego modelu dla firm z sektora Centrum Usług Wspólnych, opierającego się całkowicie na pracy zdalnej. Jak dotąd fizyczne przebywanie w budynku biurowym było „normą” dla większości firm, z okazjonalną możliwością pracy zdalnej. Nowa sytuacja była katalizatorem podjęcia szybkich decyzji i elastycznego podejście do codziennej pracy naszych pracowników w nowych realiach. Z pewnością największym wyzwaniem na samym początku drogi kryzysowej było zapewnienie najwyższego stopnia bezpieczeństwa i komfortu emocjonalnego naszym pracownikom, przy jednoczesnym utrzymaniu ciągłości biznesowej. Pierwsze wyzwania, którym sprostaliśmy, była efektywność działania systemów w warunkach domowych, nagły i wzmożony przesył danych i zakłócenia, które się z tym wiązały. Ustalenie modelu klarownej komunikacji i codziennego kontaktu na linii zespołowej oraz w bezpośrednim kontakcie z przełożonym również wymagało skutecznego działania.

Pierwszym i podstawowym krokiem było zapewnienie bezpiecznych warunków pracy w nowej rzeczywistości 2.0, czyli natychmiastowe i płynne przejście na pracę zdalną. Pomocne w tych działaniach były czynności i wsparcie zespołu do spraw bezpieczeństwa.
Priorytetowa w każdej sytuacji kryzysowej jest właściwa komunikacja, polegająca na otwartym dialogu z pracownikami oraz klientami w organizacji. Komunikacja taka powinna pełnić funkcję nie tylko wyjaśniająca, ale również motywująca do dalszego działania. Skoncentrowaliśmy się na stabilizacji wspólnej pracy i określeniu jej głównych założeń oraz zasad.

Wskazówki, które pomogą zadbać o ludzi w sytuacji kryzysu?
Uważamy, że sytuacje kryzysowe mają prawo się zdarzyć i są naturalną częścią ekosystemu biznesowego, stad istotne jest odpowiednie przygotowanie do nich. Kryzysy zaś traktujemy jako wzmocnienie wspólnych więzi, a nie ich osłabienie. W każdym szaleństwie nie należy zapominać, że za twarzą biznesu stoją ludzie i to zaspokojenie ich potrzeb jest najważniejsze dla budowania zadowolenia i efektywnego sposobu pracy.

Wyzwanie nr 2: Zapewnienie sprawnej komunikacji, utrzymanie relacji między współpracownikami oraz dbanie o wysoki poziom motywacji i zaangażowania.
Case Study CULINARYON – branża eventowa

Postawiliśmy na otwartą komunikację, nie baliśmy się jej, mówiliśmy od początku, jakie mamy plany, zapewnialiśmy zespół na cotygodniowych spotkaniach online, że walczymy o to, żeby zachować wszystkich pracowników. Również informowaliśmy, na jakich etapach są nasze procesy pozyskiwania wsparcia z programów pomocowych, a także, że rozmawiamy z naszymi Partnerami o możliwościach odroczenia płatności, aby zapewnić firmie płynność finansową na jak najdłuższy czas. Mieliśmy nadzieję na szybkie wyniki, ale jednocześnie przygotowaliśmy się na dłuższe procesy dokonywanych zmian. Zależało nam na tym, aby rzeczywiście nasi pracownicy wiedzieli jak wiele zaangażowania wkładamy w cały proces, nie ukrywaliśmy także kwestii finansowych dot. całej organizacji, przychodów, które są jawne, ale także kosztów. Chcielibyśmy, aby nie było to przesadzone, przerysowane, jednak rzeczywistość była bardziej brutalna i ta praca w pierwszych tygodniach, składanie dokumentów, negocjacje z Partnerami, nieustanny monitoring mediów - to było bardzo trudne i choćbyśmy bardzo chcieli, nasi pracownicy poznawali zaledwie jakiś drobny czubek góry lodowej.

Otwarta komunikacja w zespole i decyzja o jej poprowadzeniu to coś od czego warto zacząć w sytuacji kryzysowej. W naszym przypadku sprawdziło się to doskonale, bo to właśnie dzięki temu też stworzyliśmy ofertę online - wspólnie z pracownikami, robiąc burze mózgów. Mieli oni poczucie realnego wpływu na dalsze działanie firmy, budowało to zaangażowanie, wtedy też dowiedzieliśmy się o sobie wielu nowych rzeczy, bo automatycznie każdy mówił w czym dokładnie, przy realizacji oferty, mógłby pomóc. Później wszystkie te oferty testowaliśmy na naszym zespole, ludzie mogli dzielić się uwagami po przeprowadzonym evencie online i przy okazji się zintegrować. Wszystkim zdecydowanie brakuje kontaktu bezpośredniego, a wspólnie gotowanie w tej wersji, żartowanie, podzielenie się odrobiną prywatności (w końcu zapraszamy kolegów z pracy do swojej kuchni), zbliżyło nas do siebie i upewniło, że damy radę!
Wierzymy w to, że nasz zespół to nasza zawodowa rodzina, a rodziny się nie zostawią, kiedy pojawia się problem. Budujemy zaangażowanie naszego teamu tak samo, jak pracujemy nad budowaniem zaangażowania w zespołach naszych Klientów. Jesteśmy firmą specjalizującą się w działaniach teambuildingowych dla firm, wiemy jak ważny jest przejrzysty podział obowiązków i odnalezienie się w grupie, tak jak w tym wypadku - w nowej sytuacji. Staramy się być wsparciem dla każdego pracownika i to nie w teorii, ale do każdego podchodzimy z pełnym zrozumieniem tematu i zaangażowaniem. Ludzie muszą czuć się potrzebni, więc nawet jeśli nie mogą wykonywać swoich obowiązków, staramy się proponować inne aktywności, szukać alternatywnej drogi.

Wskazówki, które pomogą zadbać o ludzi w sytuacji kryzysu?

konieczność utrzymania dobrych relacji w zespole. Pracownicy, którzy czują się rozumiani i wspierani na polu prywatnym, są dużo bardziej zaangażowani pod kątem zawodowym, co udowadnia przykład CulinaryOn. Korzystajcie z narzędzi online, aby nie tylko wymieniać się tematami pracowniczymi, ale również do celów rozrywkowych;
komunikacja; pamiętajmy, że uczciwość to pierwszy krok do zaufania, a to często wiąże bardziej niż pieniądze. Przy okazji jesteście w stanie bardzo dużo dowiedzieć się o “swoich” ludziach, odkryć w nich nowy potencjał, uzyskać pomysły, na które nigdy sami byście nie wpadli.

Wyzwanie nr 3: Zapewnienie działań wspierających dobrostan pracowników w czasie izolacji, głównie online.
Case study NOKIA - branża telekomunikacyjna

W kontekście nowych wyzwań związanych z pracą zdalną wyodrębniliśmy kluczowe obszary, w oparciu, o które w następnym kroku przygotowaliśmy nowy plan wsparcia dla naszych pracowników:

ergonomia pracy zdalnej - musimy nauczyć się jak pracować z salonu, kuchni czy sypialni i jednocześnie zadbać odpowiednio o nasz kręgosłup;
dieta - stres jaki odczuwamy z uwagi na obecną sytuację nie ułatwia trzymania się zdrowych nawyków żywieniowych, stąd potrzeba nam inspiracji do tego, jak mimo wszystko możemy poprzez dietę zadbać o nasze zdrowie oraz, co szczególnie ważne, naszą odporność;
dzieci w domu – kolejne wyzwanie, tym razem bezpośrednio dla rodziców, którzy muszą pogodzić pracę z opieką nad dziećmi;
stres – każdy z nas doświadcza go w mniejszym lub większym stopniu i niestety nie zawsze potrafimy sobie z nim poradzić w zdrowy sposób;
aktywność fizyczna – konieczność ograniczenia naszych wyjść z domu, zamknięcie klubów fitness czy siłowni działa na nas demotywująco, trudniej nam się zmobilizować do tego, aby mimo wszystko wyjść choćby na spacer czy poćwiczyć w domu.

Działania, które podjęliśmy w odpowiedzi na wspomniane wcześniej obszary wyzwań:

Webinary z ekspertami - uczestnicy mają możliwość posłuchania ekspertów z danej dziedziny, zadawania mu pytań, a po każdym takim spotkaniu mają dostęp do materiałów pomagających utrwalić zdobytą wiedzę;
Wellbeing Info Hub - dedykowany portal, gdzie umieszczone są różnego rodzaju artykuły, filmy, porady, szkolenia z obszaru wellbeingu, dla tych, którzy chcą się na tym polu rozwijać. Można tu wejść w każdej chwili i znaleźć coś odpowiedniego dla siebie;
Personal Support Service – pomoc dla pracowników i członków ich rodzin. To całodobowy numer telefonu, pod który w każdej chwili możemy zadzwonić i uzyskać wsparcie m.in. psychologa, ale nie tylko;
Zajęcia sportowe on-line – regularne zajęcia sportowe, dzięki którym staramy się motywować do dbałości o aktywność fizyczną, jako element wspierający naszą odporność oraz odpowiednią postawę ciała;
Konsultacje z fizjoterapeutami – możliwość indywidualnych spotkań z ekspertami, którzy podpowiedzą, jak poradzić sobie z kontuzją, jak zadbać o kręgosłup czy też jak zaaranżować nasze domowe biuro;
#wellbeingchallenge – chcemy dawać przykład i motywować do działania, stąd pomysł na cotygodniowe wyzwania związane z naszym dobrostanem. Wspólnie z zespołem uznaliśmy, że warto pokazać, iż nie tylko zachęcamy do różnych aktywności, ale sami wiele z nich wdrażamy w życie.

Wskazówki, które pomogą zadbać o ludzi w sytuacji kryzysu?
Komunikacja, komunikacja, komunikacja!
Bez komunikacji nie można działać, osiągać celów, prowadzić projektów ani też wspierać w dbaniu o dobrostan.

Więcej informacji o tym, z jakimi wyzwaniami zmagały się i jak sobie poradziły organizacje znajduje się w opracowanym przez Wellbeing Institute E-booku z dobrymi praktykami pro-wellbeingowymi w czasie pandemii. E-book zawiera case study kilku wybranych organizacji: Fujitsu, NOKIA, Schaeffler, ValueLogic, OpsTalent, CulinryOn, NBS Rakoniewice i jest dostępny do pobrania bezpłatnie pod linkiem: https://wellbeinginstitute.com.pl/ebook-the-best-of-wellbeing-2020/

Mamy ogromną nadzieję, że raport ten będzie inspiracją dla innych organizacji, ale przede wszystkim przekona i udowodni, że temat wellbeigu nie jest tematem tylko na dobre czasy, ale przede wszystkim efektywnym działaniem w momencie, kiedy tracimy poczucie bezpieczeństwa i stoimy w obliczu nowej sytuacji.

Agnieszka Czerkawska, CEO Wellbeing Institute, wellbeing ekspert, coach, praktyk psychologii pozytywnej
W artykule wykorzystano fragmenty E-booka opracowanego przez Wellbeing Institute