Ochrona pracujących zdalnie – co to oznacza w praktyce?

Już 7 kwietnia br. wejdzie w życie długo wyczekiwana, ale i budząca wiele dyskusji nowelizacja Kodeksu pracy, uwzględniająca m.in. nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej. Każda firma, w której pracownicy wykonują pracę poza jej siedzibą, będzie zobowiązana wdrożyć rozwiązania i stosowną dokumentację dla wypełnienia obowiązków wymaganych Kodeksem. Czy nowe przepisy rzeczywiście zapewnią większą ochronę pracowników na tzw. home office?

Analizując nowe wytyczne dotyczące pracy zdalnej, ich implementacje pracodawcy powinni rozpocząć od modyfikacji wewnętrznych regulaminów. Chodzi m.in. o uwzględnienie elementów regulujących zasady wykonywania pracy zdalnej – wskazanie, których grup pracowników dotyczy, jakich rodzajów pracy, czy w jaki sposób będzie rozliczany czas pracy oraz potwierdzana obecność. Kluczowe będzie również określenie zasad bezpieczeństwa wykonywania pracy zdalnej – w tym uzyskanie oświadczenia o zapewnieniu przez pracownika bezpiecznych i higienicznych warunków pracy zgodnych z zasadami ergonomii.

 – To kwestie niezwykle istotne z perspektywy pracodawcy, ponieważ pozwolą uniknąć potencjalnych sytuacji spornych dotyczących np. dyspozycyjności pracownika w danych godzinach, warunków dopuszczenia do pracy bądź ochrony informacji poufnych i danych osobowych. W kontekście bezpieczeństwa pracy, zapisy regulaminu będą kluczowe w sytuacji wystąpienia zdarzenia wypadkowego podczas wykonywania pracy zdalnej i prowadzenia postępowania wypadkowego – mówi Monika Grządziela, Ekspert ds. bezpieczeństwa pracy W&W Consulting.

Jednak nowe przepisy mają na zadanie chronić przede wszystkim pracowników, stąd specjaliści ds. BHP już od pewnego czasu wskazują na konieczność doprecyzowania szeregu kwestii, które przełożą się na stworzenie bezpiecznego miejsca i warunków pracy zdalnej.

- Przed nami wdrożenie narzędzi, procedur, instrukcji i regulaminów wewnętrznych dotyczących sposobu bezpiecznego wykonywania pracy w 99% w miejscu zamieszkania pracowników. Obejmują one również szacowania ryzyk wykonywania danej pracy, zasady ergonomii, ale także takie elementy jak przeszkolenie pracowników, wdrożenie zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenia dla życia lub zdrowia. Natomiast do tych wytycznych dodaliśmy jeszcze jeden obszar, który nie został jasno określony w Kodeksie pracy, mianowicie podejście do zapisów w sposób uwzględniający work life balance oraz dbałość o wellbeing pracowników. To pracownik, przy wykorzystaniu narzędzi udostępnionych przez Specjalistów ds. BHP, będzie zobowiązany do zorganizowania bezpiecznego stanowiska pracy zdalnej. Natomiast naszą rolą będzie kreowanie równowagi między życiem prywatnym i zawodowym, co przełoży się na większą motywację, efektywność i komfort pracy, a w efekcie mniejsze ryzyko absencji pracowników – dodaje Ekspert W&W Consulting.

Już teraz więc można śmiało prognozować, że uregulowanie zasad pracy zdalnej w kontekście bezpieczeństwa pracowników może przynieść pozytywne rezultaty – szczególnie w obszarze zdrowia, zarówno fizycznego, jak i psychicznego. Z jednej strony wymaga to sporego zaangażowania w działania przygotowawcze po stronie pracodawców, z drugiej może przynieść wymierne rezultaty w postaci zmniejszonej absencji pracowników i kosztów z nią związanych.